Asiakasrekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Nuoriso- ja Palveluasunnot JNP Oy (jatkossa JNP Oy)

Y-tunnus: 0862146-9
Hannikaisenkatu 10
40100 Jyväskylä

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Jyväskylän Nuoriso- ja Palveluasunnot JNP ry, Kodit
Ari Kingelin
Hannikaisenkatu 10
40100 Jyväskylä

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:

• asiakkaan tietojen ylläpito
• asuntojen hakemus- ja vuokrausprosessi
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
• vuokrareskontran ylläpito
• vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
• asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille ja erikoisliikkeille
• asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten

• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

• erityisryhmä
• asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
• tieto mahdollisesta tukitahosta (edunvalvoja, sosiaalitoimi, sairaanhoitopiiri, maahanmuuttajapalvelut, lastensuojelupalvelut, asumisen tukipalvelut)
• tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
• tiedot opiskelupaikasta ja kestosta
• tulo- ja varallisuustiedot
• luottotiedot
• velkajärjestelytieto
• perintätieto
• asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• asunnon tarvetta koskevat tiedot
• nykyiseen vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
• alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
• toimivaltaa rajoitetun vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen henkilön yksilöintitiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet rekisteröityyn kohdistetut mukaan lukien sähköpostitaltioinnit, markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
• osoitetiedot poismuuton yhteydessä

Lisäksi osalta asiakkaista:

• asumisneuvonnan asiakkaiden kertomat tiedot elämäntilanteestaan
• asiakassuhde muuhun palveluntuottajaan
• asiakkaan luvalla saadut tiedot asumisen tuesta, palvelusuunnitelmista ja -sopimuksista
• turvakiellot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään asiakkaaltaan itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta ja sähköisistä palveluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista rekistereistä. Lisäksi irtisanomislomakkeesta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JNP Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi JNP Oy:n puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille ja lainsäädännön mukaisesti niille tahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee JNP Oy:n ulkopuolinen taho, voi JNP Oy luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat tietoturvatoimialalla yleisesti palomuureilla, salasanoilla ja teknisillä keinoilla suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

9. Rekisteröidyn informointi

Tiedot rekisteröidään kiinteistötietojärjestelmään ja asiakkuuden hallintajärjestelmään. Rekisteriseloste säilytetään nähtävillä JNP Oy:n Asuntotoimistossa sekä www-sivuilla.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

11. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta, mikäli se ei vaikeuta rekisterinpitäjän toimintaa. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.

Oikeus tietojen poistamiseen: tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi vuokrasopimuksen ja siihen liittyvien velvollisuuksien takia. Tiedot säilytetään kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään, kunnes sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet on hoidettu.